Organize o dia-a-dia do seu host

[AngelCosta]

Todo dia, ela faz tudo sempre igual, me sacode às seis horas da manhã...

Chico Buarque já falava de cotidiano apontando as suas rotinas. A dica de hoje é essa: organização e rotina. Vamos ver como deixar tudo sempre organizado para nunca perder uma fatura ou um cliente.

Diariamente

• Quando ligo o computador pela manhã, a primeira coisa que deve ser feita é ler seus e-emails. Lá na sua caixa de entrada pode ter vários pedidos de suporte, e eles têm prioridade! Leia um por um, responda com cortesia. E só depois de tudo resolvido, passe para a próximo item;
• Verifique pagamentos e faturas. Vejam quais vencem hoje e quais estão vencidas. Não espere e-mail de PagSeguro, Pagamento Digital ou Paypal chegar para ser notificado de pagamentos. Acesse para ver se as faturas foram pagas e envie a confirmação de pagamento o quanto antes;
• Verifique pedidos novos. Ative-os assim que possível. E envie um e-mail bastante cortês de boas-vindas;
• Atualize-se, visite o blog do host Portal do Host para saber de novidades. Procure ler sobre tecnologia e fique por dentro de notícias relacionadas à área de hospedagem.

Semanalmente

• Faça uma faxina no seu servidor. Verifique contas inativas, contas com uso de banda quase estourando, etc. É a sua oportunidade de oferecer uma promoção para clientes inativos e um upgrade para quem esteja precisando de mais recursos.
• Faça backup dos dados de seus clientes. O WHMCS tem essa opção. Se você usa outro gerenciador, procure alguma opção de backup. Se não houver, você pode sempre realizar um backup direto pelo phpmyadmin. Se sua base de clientes for muito grande, sugiro um backup com maior frequência;
• Faça uma análise de visitantes. Sugiro o uso do Google Analytics para monitorar a origem do tráfego. Elabore relatórios e fique sabendo através de quais palavras-chave as pessoas estão chegando ao seu site. Veja também se há pessoas fazendo link para ele, descubra quem são (e se isso lhe render clientes)  e recompense-as;
• Feche tickets inativos, apague os que forem spam, faça acompanhamento dos tickets fechados para ver se o cliente está satisfeito;
• Bole meios de investir em marketing. Anuncie no adwords, buscapé, fóruns, mercado livre...
• Verifique seu uptime. Há várias ferramentas gratuitas para gerenciamento de uptime.

Mensalmente

• Para saber a que ritmo você está crescendo mantenha anotado (ou em planilha), seus dados mensais a respeito de ganhos. Coloque no papel seus custos mensais e os seus ganhos. Separe cada um em categorias. Seus custos poderiam ser divididos em, por exemplo: servidor/revenda/vps, marketing, serviços de terceiros, anúncios, software, etc. Seus ganhos podem ficar separados por serviço em uma planilha e em outra por indicação, assim você sabe qual investimento de marketing ou parceria está tendo o melhor retorno para você.
• Faxina mensal no servidor, verifique irregularidades, faça testes, etc.
• Verifique se o seu site está funcionando bem em qualquer navegador. Pode parecer bobagem, mas basta o lançamento de uma nova atualização do IE ou do Firefox para seu layout ficar todo torto. Além disso, é necessário confirmar que o cliente vai conseguir chegar até o final do formulário de assinatura.
• Considere a compra de novos produtos ou serviços que possam agregar valor ao seu host. Um novo gerenciador, um construtor de sites fazem muita diferença. Há vários produtos grátis que podem ser oferecidos. Basta verificar os termos de uso antes;
• Pegue o calendário e veja as datas comemorativas do mês. Natal, dia dos namorados, São João e dia das mães são exemplos de feriados que você pode aproveitar para lançar promoções e pacotes especiais;
• Procure atualizações dos softwares que você usa. Do word ou WHM.

Quero saber de vocês: como é a agenda de vocês?