Como o Infmaster falou: tenha uma regra para estes casos! Aqui faço o seguinte: até 3 meses, só libero pagando todas as faturas em aberto. Passou de 3 meses, tento negociar a reativação. Se o cliente sinalizar interesse, negociamos e se não, faço um backup e excluo a conta. Caso o cliente queira reativar a conta até 1 ano depois da exclusão, ofereço restaurar os arquivos por um custo x (afinal guardamos os arquivos por algum tempo). Passando de 1 ano, eu excluo de vez do backup.