Preparando seu orçamento para 2010

Um salve para os amigos do Portal do Host. Vou disponibilizar esta semana pra vocês uma série com 2 ou 3 artigos que falarão sobre como preparar um planejamento para o próximo ano. Claro que aqui não vou dizer o que você tem ou deve fazer, é apenas uma ideia de como você pode adequar seu orçamento para obter sucesso baseado em suas ideias ou necessidades.

Primeiramente vamos definir um norte para seu faturamento neste ano, ou seja, escreva quanto você pretende gerar de receita com seu host até o último dia de 2010. Para este valor de o seguinte nome: Receita Projetada Bruta.

Antes de continuarmos, me permitam fazer 3 observações importantes sobre orçamento:

1. Em termos mais simples, orçamento é o estabelecimento de objetivos através de valores. Estes valores são baseados em suas projeções. Quanto mais expertise conquistar na área de host, mais fácil será realizar projeções no futuro.
2. Sempre que fizer uma projeção tente justificá-la. Imagine que seu orçamento faça parte de um plano de negócios e que você irá apresentá-lo a algum investidor em busca do capital para investir (Banco do Brasil, Caixa Economica, Sebrae, etc...). Certamente os funcionários destas organizações irão te perguntar – “O que faz o Sr. pensar que poderá receber esta quantia até o final do ano?” Suas respostas devem demonstrar que suas projeções são reais.
3. Sistemas de Gerenciamento (como o WHMCS) não são as ferramentas mais indicadas para realizar o planejamento do seu orçamento. Eles são muito bons para gerar relatórios, mas não projetam nada alem daquilo que está disposto em sua base de dados. Uma solução melhor neste caso é o Excel, ou software de planilha eletrônica similar, pois permite que você execute seus calculos inúmeras vezes, analisando seus possíveis resultados num cenário positivo ou negativo. Mas atenção, não se empolgue com os resultados, pois é apenas uma simulação e para transformar esta simulação em resultados reais muito trabalho é necessário.

Agora que projetamos a receita bruta é hora de começar a reduzir este valor. A primeira dedução vem do seu custo operacional. Como regra geral, o custo operacional deverá incluir todos os custos diretos para que são necessários para atender seu cliente. Inclua nessa conta: aluguel de servidores, conta de telefone, conta de luz, funcionários quando for o caso, tarifas bancárias, entre outras. Para chegar neste valor, pegue todas as suas faturas pagas em um mês deste ano e multiplique por 12.

Subtraindo seu custo operacional de sua receita projetada bruta você alcançará seu lucro bruto. Embora não existam regras rígidas sobre isso, uma boa idéia é limitar seu custo operacional a no máximo 30% de sua receita.

Embora em alguns casos você não consiga alterar individualmente seus custos operacionais, em outros você conseguirá melhorar o custo-beneficio, no meu caso aqui esse ano de 2009 eu consegui reduzir consideravelmente meu custo de impressão de documentos substituindo minha impressora jato de tinta por uma laser e deixando de fazer ligações de meu telefone fixo para faze-las através de VoIP.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é seu custo de vendas. Esse custo não deve ultrapassar jamais 10% daquilo que você planeja receber. Neste ponto você deverá incluir todo valor que será gasto com a promoção de seu host. AdWords, Malas Diretas, ou qualquer outro meio utilizado para divulgação.

Um ponto que pouca gente destaca e que eu acho o pulo do gato é o custo de oportunidade chamado também de fundo de reserva. Aqui eu deposito sempre 5% do lucro obtido no mês em uma caderneta de poupança para eventuais oportunidades que possam aparecer, como exemplo poderia citar a queda da Quantegy neste ano que deixou diversas empresas sem internet por alguns dias, de repente você poderia utilizar esta verba para anunciar no Adwords ou coisa assim, sem ter que mexer no dinheiro da conta principal de seu host. Outra situação que pode aparecer como um bom exemplo é a aquisição de uma carteira de clientes de outra empresa. Essa situação você não espera e quando aparece as vezes pega você com as “calças nas mãos” e com isso você perde a chance de adquirir um bom negócio.

Agora que você estimou sua Receita Projetada Bruta, Custo Operacional, Custo de Vendas alem do Custo de Oportunidade chegou a hora de chegarmos ao Lucro Líquido. Para isso subtraia de sua Receita Projetada Bruta todos os seus custos.

Alem de ser um belo número, o Lucro Líquido tem alguns trabalhos importantes a fazer por você. Ele é a fonte de fundos para:

1. Pagar-lhe um salário que recompense os riscos de você trabalhar por conta própria, afinal de contas tenho certeza de que você irá preferir trabalhar somente para você do que ficar sendo funcionário dos outros o resto da vida. Apesar de ser fácil falar sobre isso teoricamente, na prática sei que para a grande maioria dos leitores aqui do Portal ainda é dificil imaginar-se vivendo apenas de seu host. E certamente se você hoje já ganha um “dinheirinho” com ele amanhã vai querer ganhar mais.
2. Comprar novos equipamentos para seu negócio, pois alem de seus computadores não durarem para sempre eles são ferramentas insubstituíveis para o sucesso de seu negócio.
3. Pagar seus impostos, principalmente se você vive apenas da hospedagem. Lembre-se que não terá essa força e vigor para sempre. Amanhã ou depois precisará se preocupar com uma aposentadoria.
4. Objetivos de longo prazo, diferente do seu custo de oportunidade que é um dinheiro também para investimento futuro, aqui você vai planejar suas férias, viagens, aquela televisão bonita que quer comprar, entre outras coisas.

Acho que agora vem um dos pontos mais importantes do seu planejamento que é a maneira de torná-lo realidade. Se você usa um sistema de gerenciamento como o WHMCS por exemplo você terá um relatório chamado Income Forecast, este relatório te fornece uma projeção real de receita mês a mês durante 24 meses, lembre apenas de retirar os 12 meses que fizerem parte do ano de 2011, pois este periodo não faz parte de nosso planejamento. Some o resultados destes meses só pra gente conseguir um valor anual. Com isso você tem o valor mês a mês oferecido pelo relatório e um valor para o ano todo.

Agora pegue aquela receita projetada anual que ponderou lá no início e anote ao lado. Divida esse valor por 12 e terá o mesmo valor para cada mês do ano, disponha então estes valores mensais ao lado de cada mês de seu relatório. Você vai perceber então que em alguns meses terá que batalhar muitos clientes para que o seu valor real para aquele mês alcance o valor projetado.

No próximo artigo tentarei mostrar algumas maneiras de como conquistar clientes para transformar esse valor projetado em real..

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